O comodato de rastreadores é uma prática comum entre empresas do setor veicular. Nesse modelo, os dispositivos são cedidos ao cliente durante a vigência do contrato de prestação de serviço e o cliente paga apenas a mensalidade, sem a necessidade de comprar o equipamento.
No entanto, junto com os benefícios comerciais, surgem desafios logísticos e financeiros: como manter o controle efetivo sobre os equipamentos que permanecem fora da empresa?
Sem processos bem definidos e um sistema que registre cada movimentação, o risco de perdas cresce. É comum que rastreadores sejam esquecidos, extraviados, deixem de ser removidos após o cancelamento do contrato ou, em alguns casos, até revendidos de forma indevida.
Entenda melhor como funciona o comodato de rastreadores, quais são os principais erros de gestão e como o ERP da Rekta pode ajudar a resolver esses problemas.
O que é comodato de rastreadores?
O comodato é uma forma de empréstimo gratuito prevista em lei. No setor de rastreamento, ele é usado para viabilizar a contratação do serviço com menos custo inicial para o cliente.
A empresa de rastreamento entrega o dispositivo em regime de comodato, ou seja, o equipamento segue sendo dela, o cliente apenas utiliza enquanto estiver pagando pelo serviço.
Esse modelo permite que o cliente não precise investir na compra do rastreador e, em caso de cancelamento, deve devolvê-lo à empresa.
O problema é que, sem um controle eficaz, muitos rastreadores acabam não sendo devolvidos, o que gera um impacto financeiro significativo. Cada dispositivo perdido representa prejuízo direto, além da dificuldade de reposição e impacto no estoque.
Por que o comodato exige atenção especial?
O comodato envolve ativos físicos de valor que permanecem fora da empresa durante a vigência do contrato. Isso exige um controle minucioso de todas as etapas da operação.
É fundamental saber quando o rastreador foi enviado, para qual cliente, em qual veículo foi instalado, a data da instalação, quem foi o técnico responsável, quando o contrato foi encerrado e se o dispositivo foi ou não devolvido.
Quando essas informações não são registradas de forma clara e organizada, surgem falhas que comprometem o funcionamento da operação.
A ausência de dados confiáveis pode gerar prejuízos, dificultar a comunicação com o cliente e tornar a empresa vulnerável em auditorias.
Além disso, sem visibilidade sobre a localização dos equipamentos, fica mais difícil gerenciar o estoque ou reaproveitar os dispositivos em novos contratos.
Impactos da má gestão de comodatos
Muitos gestores não percebem o custo oculto de uma gestão ineficiente de comodatos até que os números comecem a impactar o fluxo de caixa.
A cada rastreador não devolvido, a empresa acumula prejuízos que poderiam ser evitados com organização e tecnologia.
Outro impacto está na dificuldade de planejar compras. Sem saber exatamente quantos rastreadores estão disponíveis, em uso ou perdidos, a empresa corre o risco de comprar mais do que o necessário ou atrasar novas instalações por falta de estoque.
O relacionamento com o cliente também sofre. Imagine um cancelamento de contrato em que a empresa não sabe se o equipamento foi devolvido ou se ainda está instalado. Isso pode gerar cobranças indevidas, conflitos e, principalmente, quebra de confiança.
Como organizar o controle logístico e financeiro dos rastreadores em comodato?
Além do acompanhamento operacional, o modelo de comodato exige um controle rigoroso dos fluxos logísticos e financeiros envolvidos. O primeiro passo é mapear toda a jornada do equipamento, desde a entrada no estoque, a instalação no cliente até sua eventual devolução ou baixa.
Do ponto de vista logístico, é fundamental que cada etapa tenha registro rastreável. Quando um rastreador é enviado ao técnico, por exemplo, essa movimentação precisa ser documentada, indicando quem retirou, qual cliente será atendido e quando o serviço será executado.
Esse mesmo rigor deve ser mantido na devolução ou troca do dispositivo, garantindo visibilidade completa do ciclo.
Já no aspecto financeiro, é preciso se atentar não somente ao valor investido no ativo, mas também sua utilização ao longo do tempo. Empresas que cedem rastreadores em comodato precisam acompanhar quais dispositivos estão gerando receita recorrente e quais estão inativos ou desaparecidos.
Sem esse controle, fica difícil calcular o retorno sobre o investimento em equipamentos e estimar o custo real da operação.
Como o ERP da Rekta facilita o controle de comodatos?
O ERP da Rekta foi desenvolvido para atender exatamente às necessidades de empresas de rastreamento. Ele conta com um módulo exclusivo para o controle de comodatos, onde cada equipamento é vinculado ao cliente e ao veículo onde está instalado.
O sistema registra o histórico completo do dispositivo: envio, instalação, movimentações, status, cancelamento e devolução. Todos os dados ficam disponíveis em tempo real, permitindo auditoria rápida e redução de erros operacionais.
A integração com a plataforma de rastreamento permite visualizar o status do equipamento, saber se ele ainda está ativo, inativo ou se foi removido. Com isso, a empresa consegue automatizar o envio de alertas em casos de contratos cancelados sem devolução do dispositivo.
O ERP também oferece relatórios que cruzam dados de estoque, contratos e movimentações, permitindo uma visão clara sobre a saúde do ciclo de comodatos, o que facilita a reposição de estoque, o planejamento de compras e a tomada de decisões estratégicas.
Além disso, a agenda de serviços integrada permite controlar a agenda de técnicos, com registro das instalações e retiradas executadas. Isso fecha o ciclo da operação: da entrega do equipamento até sua recuperação.
O comodato exige controle, não improviso
O comodato de rastreadores é uma estratégia interessante para conquistar clientes e aumentar a base recorrente, mas só traz resultados positivos quando bem gerenciado.
Sem controle, os custos aumentam, o estoque vira um problema e a empresa perde eficiência. Já com processos definidos e um ERP especializado, o comodato se transforma em um diferencial competitivo.
A Rekta oferece uma plataforma completa para garantir que cada equipamento seja monitorado do início ao fim. Com ela, sua empresa evita prejuízos, melhora o relacionamento com o cliente e profissionaliza a gestão.
Se você trabalha com rastreadores em comodato e quer mais organização, agora é a hora de dar um passo à frente. Fale com a Rekta e veja como transformar o seu controle operacional.