Uma das necessidades mais importantes de uma empresa de rastreamento é entender onde estão os custos da empresa.
Entender onde estão sendo aplicados os recursos financeiros é fundamental para termos um bom resultado.
Este artigo tem como objetivo criar um passo a passo para a criação de um controle de contas a pagar.
Para isso, estabelecemos 4 passos importantes para a criação do controle: Identificar, classificar, controlar e analisar.
Identificar
Identificar e relacionar as despesas em uma lista, é sem dúvida o primeiro passo para ter um bom controle.
Comece identificando despesas fixas. Comece com as despesas que aparecem recorrentemente todos os meses. Despesas como: energia elétrica, telefone, internet, mensalidade de sistema, mensalidade M2M.
Classificar
O próximo passo é classificar cada conta por tipo: Custo operacionais, Despesa administrativa, despesa com venda e impostos.
O custo operacional são os custos relacionados diretamente com a atividade fim. No caso do mercado de rastreamento, podemos destacar: compra de rastreador, mensalidade de plataforma, mensalidade de chip, compra de insumos para instalação, custo com instalação e outras despesas diretas como custo de deslocamento e pedágios.
Despesa administrativa são os gastos com a parte burocrática da empresa. São todas as despesas relacionadas para manter o funcionamento da empresa como: aluguel, energia elétrica, telefone, funcionários do escritório e internet.
Despesas com vendas basicamente são as despesas relacionadas diretamente à venda. Podemos dizer que são os salários dos vendedores, comissões e outras despesas como propaganda.
Impostos não tem como fugir. É obrigação de todas as empresas, logo deve ter uma classificação exclusiva dentro do DRE.
Controlar
O controle consiste em criar uma agenda de pagamentos. Esta agenda conterá a data e os valores das contas a pagar.
Com uma agenda de pagamentos bem organizada é possível manter a assiduidade dos pagamentos e cumprir os compromissos firmados com os fornecedores.
É importante o registro no controle de caixa da empresa a medida que cada compromisso é executado.
Analisar
É muito importante analisar os dados gerados periodicamente. Há dois relatórios básicos gerados a partir do controle de contas a pagar: Relatório de fluxo de caixa e Demonstrativo de resultados.
O relatório de fluxo de caixa é um relatório que permite prever o valor do caixa necessário para honrar os compromissos com os fornecedores.
O relatório demonstrativo de resultados permite entender onde estão concentrados os gastos da empresa e visualizar o lucro da empresa.
Como vimos, o controle de contas a pagar é uma atividade muito importante para termos um bom resultado financeiro da nossa empresa. É um exercício diário que deve ser executado com muita disciplina pela equipe administrativa. Por isso, é fundamental que tenhamos boas ferramentas para este tipo de controle.
O Rodar Gestão permite o controle de contas a pagar, controlando bem a agenda de compromissos e gerando os relatórios necessários. O sistema faz este trabalho de forma fácil e intuitiva, gerando produtividade para a equipe administrativa.
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